Primárním úkolem modulu je evidence požadavků na klientský tisk a vytváření odpovídajících podkladů pro tiskový systém. S tím souvisí správa druhů dokumentů zasílaných klientům a (ve spolupráci s modulem Algoritmus) správa a využití Algoritmů, které pro jednotlivé druhy dokumentů vytvářejí kompletní podklady pro tisk.
Pojem "korespondence" byl zobecněn v tom smyslu, že za korespondenci považujeme nejen tištěný dokument, ale také e-mail a SMS.
Návrh předpokládá existenci interního tiskového systému integrovaného do systému Sirael a vedle toho návrh umožňuje spolupráci s externím tiskovým systémem. Standardně se předpokládá využití externího tiskového systému pro rozsáhlé tisky a využití interního tiskového systému pro on-line tisk a tisky menšího rozsahu. Nicméně u malé pojišťovny je možno uvažovat o provozu pouze s interním tiskovým systémem.
Od obou tiskových systémů očekáváme, že budou poskytovat funkcionalitu pro návrh designu, to znamená vytváření šablon a jejich správu. Modul Korespondence bude tiskovým systémům dodávat specifikaci požadovaného druhu dokumentu a datovou větu s údaji pro tisk (tzv. tiskovou větu). Na straně tiskových systémů očekáváme funkcionalitu, která pro požadovaný druh dokumentu vyhledá odpovídající šablonu a zkonstruuje výsledný dokument obsahující předané údaje.
Tiskový systém a modul Korespondence budou mít samostatné "nezávislé" verzování (tiskový systém verze šablon, modul Korespondence verze definic pro vytvoření tiskových dat). Standardně se předpokládá tisk z aktuální verze šablony (bez jejích explicitní specifikace). Při změně týkající se obou systémů musí být nasazení nových verzí synchronizováno. Pokud tiskový systém bude disponovat funkcemi pro tisk z neaktuální šablony, bude možno v případě potřeby požadovat tisk podle nastavení platných k určitému dni. Jak modul Korespondence, tak tiskový systém pak zpracují požadavek podle verzí platných k zadanému dni.
V případě, že je potřeba provést bližší specifikaci pro tisk a další zpracování dokumentu / dávky dokumentů (zda má být obálkováno, automatické vkládání příloh, údaje pro poštovní svazovky a průvodky apod.), jsou odpovídající parametry vyhodnoceny modulem Korespondence a připojeny k předávaným tiskovým větám.
Funkce systému požadující korespondenci vytvářejí v modulu Korespondence entity Požadavek na korespondenci. Z údajů uvedených v požadavku je možno vyhodnotit, jaký druh dokumentu (v jaké variantě a časové verzi) má být vytvořen. V parametrech požadavku jsou pak specifikovány objekty, ke kterým se korespondence váže a odkud mají být extrahována potřebná data.
Modul Korespondence zajistí pro každý požadovaný dokument vyhledání konkrétních údajů, které mají být vytisknuty (resp. odeslány el. poštou) a uloží je do tzv. Tiskové věty. Tisková věta je vytvářena pokud možno bezprostředně před tiskem (resp. odesláním el. pošty), aby obsahovala aktuální údaje.
Jestliže má být tisk proveden v dávce, modul Korespondence použije vytvořené Tiskové věty k vytvoření datového souboru v dohodnuté struktuře (v případě zpracování dávky externím tiskovým systémem) nebo k dávkovému zpracování interním tiskovým systémem.
Kopie odeslaných dokumentů (pokud jsou k dispozici), mohou být ukládány do elektronického archívu (využitím modulu Archivace).
Modul Korespondence dovoluje nadefinovat korespondenci, která umožní uživateli provádět změny v jednotlivém konkrétním dokumentu. V definici Druhu dokumentu je stanoveno, zda je uživateli povoleno vložit vlastní text. Při vytváření Požadavku na korespondenci je pak uživateli umožněno zapsat text, který je uložen jako součást požadavku a při generování dokumentu vložen na stanovené místo v šabloně.
Při vytváření Požadavku na korespondenci může volající funkce pro tato místa nadefinovat defaultní text, který je v příslušném "formuláři" předvyplněn a může být při uživatelské modifikaci editován.
Modul Korespondence umožňuje:
Pozn. Volba mezi režimy zpracování (interaktivní vs. centrální) nemá přímou souvislost s možností modifikovat dokument. Je možno provést uživatelsky modifikaci a pak nechat dokument projít centrálním zpracováním. Naopak je možno nechat interaktivně vytisknout nemodifikovaný dokument. Určitá spojitost je pouze v tom, že u dokumentů s obsáhlejší modifikací je možno předpokládat, že uživatel bude chtít vidět náhled dokumentu, aby mohl ještě provést korekturu, a proto interaktivní zpracování u těchto dokumentů bude požadováno častěji než u jiných.
U elektronické korespondence je při vytváření požadavku také možno nastavit příznak interaktivního zpracování, který dovolí uživateli prohlédnout si (případně modifikovat) sestavenou elektronickou zprávu dříve, než je odeslána, a "odsouhlasit ji".
Možnost náhledu představuje u elektronické korespondence jediný rozdíl mezi oběma režimy, protože všechny požadavky jsou zpracovány ihned (nečekají na pokyn operátora tisku).
